A NFS-e, também conhecida como Nota Fiscal de Serviço eletrônica, é um documento comumente utilizado na comprovação da prestação de serviços.
Esses serviços podem ser feitos de uma pessoa jurídica a outra ou entre uma empresa e um consumidor final. Por causa dessa característica, muitos profissionais liberais e autônomos — como advogados, publicitários, jornalistas e nutricionistas — emitem essa nota.
Vale destacar ainda que a NFS-e é um dos tipos de nota que é lançada no ambiente online. Em um mundo cada vez mais informatizado, podemos dizer que isso é uma tendência, já que aumentam cada vez mais o número de transações feitas na internet.
Nesse contexto, também é necessário um documento no formato eletrônico para comprovar essa transação e a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) ajuda justamente nessa questão.
A emissão do comprovante apresenta vários benefícios para o seu negócio. Primeiramente, é uma atitude ética. Além disso, a emissão correta da NFS-e ajuda a combater a sonegação de tributos, otimiza controle de gastos da sua empresa, identifica a quantidade da compra, os impostos a serem pagos e facilita na troca dos produtos por parte dos consumidores. Apenas o MEI (Microempreendedor Individual) que não é obrigado a lançar o documento.
Então, o que é Nota Fiscal de Serviço?
Chegamos a um dos pontos centrais e a um dos principais conceitos básicos. A Nota Fiscal de Serviço, ou NFS-e, é utilizada para comprovar a prestação de serviços.
É importante lembrar que a NFS-e precisa ser lançada juntamente à prefeitura na qual o Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) está inscrito. Isso porque, esse documento está diretamente relacionado ao Imposto Sobre Serviços (ISS) e ele é um dos principais tributos que são arrecadados pelos municípios.
Lembre-se que só pode aparecer um tipo de serviço nessa nota e é permitido lançar o documento apenas quando a atividade for finalizada. Diante dessa característica, podemos dizer que as NFS-e funcionam como se fossem notas de serviço.
Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e)
A versão digital da NFS-e é feita em XML. Esse formato de arquivo segue o padrão brasileiro de escrituração fiscal e, por isso, pode ser utilizado em todo o país de forma segura. Quando alguma compra é feita, o cliente, na maioria das vezes, recebe a nota fiscal nesse formato e o arquivo pode ser convertido em PDF.
Vale destacar que a legislação tributária vigente no nosso país obriga que as notas fiscais precisam ser armazenadas por 5 anos. Isso tem duas finalidades: garantia ou troca de produtos por parte do cliente ou quando há alguma fiscalização por parte da Receita Federal.
O grande ponto positivo do XML é que eles não precisam ser impressos, pelo fato de serem digitais. Isso facilita a tarefa de armazenar os documentos, pois não será necessário destinar um grande espaço para guardá-los.
Outra dúvida muito frequente em relação a esse assunto é quem deve emitir o documento. Qualquer empresa que comercializa produto ou serviço deve emitir a nota fiscal.
Essa exigência tem como objetivo facilitar o trabalho dos órgãos fiscalizadores que verificam, por exemplo, se uma empresa pode ser MEI, se os impostos estão sendo pagos corretamente, entre outras questões. No caso da NFS-e, a emissão deve ocorrer quando há alguma prestação de serviço.
Vale destacar ainda que se a sua empresa não emitir as notas fiscais referentes aos serviços prestados, corre-se o risco de a organização ser penalizada com o pagamento de multas.
Além disso, a não emissão de notas pode ser considerada como sonegação de impostos. Essa prática é criminosa e pode levar o responsável a situações mais graves, como a prisão.
Benefícios da NFS-e
Quem utiliza a NFS-e reduz os custos com armazenamento de documentos e otimiza o tempo, pois todo o sistema é informatizado.
A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) proporciona diversos benefícios para os negócios. Muitos deles estão relacionados às praticidades proporcionadas pelo documento, a simplificação e a automatização de procedimentos.
Os principais aspectos positivos da NFS-e são:
- simplificação dos processos tributários e burocráticos;
- apresenta validade jurídica e fiscal;
- reduz gastos com o armazenamento de documentos, compra de papéis e gráfica;
- possibilita a automatização da emissão e recebimento;
- assegura mais segurança na realização das transações;
- diminui as probabilidades de erro por evitar tarefas repetitivas;
- dispensa a necessidade de uma pessoa ou mesmo um setor atuar exclusivamente com a emissão de nota fiscal, o que ajuda também a reduzir os custos no seu negócio;
- otimiza o controle da sua organização, pois é possível verificar os relatórios das notas emitidas, de acordo com o volume de vendas da empresa.
Vale destacar que é muito importante ter todas as notas da empresa armazenadas para a gestão e consulta sempre que necessário.
Primeiramente, você terá um maior controle em relação às transações efetuadas em um determinado período. Dessa forma, será mais fácil analisar se houve aumento ou redução das vendas. O melhor disso é que esse controle pode ser feito de forma rápida, pois todo o sistema é informatizado, ou seja, ajudará a otimizar o tempo.
Com isso, você terá mais clareza para pensar em ideias que possam gerar novas fontes de receita. Além disso, será possível também pensar em formas de reduzir os gastos sem prejudicar as atividades operacionais e estratégicas da companhia. Todas essas questões, somadas, contribuirão para o crescimento do seu negócio no mercado.
Além da questão estratégica, o armazenamento de notas fiscais evita que você tenha problemas com os órgãos fiscalizadores. De acordo com a legislação tributária, esses documentos precisam ser armazenados por, no mínimo, cinco anos.
Problemas relacionados à NFS-e
Há alguns problemas que podem acontecer na emissão da NFS-e. Entre as principais situações pelas quais você deve manter-se atento estão as seguintes:
Instabilidade do servidor da Prefeitura
É bastante frequente que os sites das Prefeituras apresentem instabilidades, principalmente, no começo e no fim do mês. Isso acontece por causa do alto número de documentos que são gerados nesses períodos.
Nesse contexto, há o risco de perder o prazo da data de emissão do documento e de a companhia ter que arcar com juros e multas. Um emissor automático de NFS-e ajuda a resolver o problema, pois ele faz diversas tentativas de emissão automática da nota até o documento ser emitido.
Falta de integração automática
Algumas prefeituras não permitem que a nota eletrônica de prestação de serviços seja emitida de forma automática. Isso costuma ser contraprodutivo, pois é necessário fazer a tarefa manualmente. Por outro lado, quem conta com um software especializado na emissão de NFS-e não precisa se preocupar em realizar procedimentos manuais.
Retenção de ISS
Em algumas situações, pode ser que a Prefeitura reivindique a retenção do Imposto sobre Serviços (ISS). Isso é prejudicial aos negócios, pois o cliente pode não pagar o valor total referente ao serviço justamente por causa do tributo descontado.
Variação do serviço prestado
Caso tenha uma empresa que faça mais de um tipo de serviço é precisa adequar o documento conforme cada atividade feita. Dessa maneira, caso faça a tarefa manualmente, será preciso verificar qual é o código de identificação de determinado serviço para que a NFS-e seja emitida corretamente.
Mudanças sem aviso prévio
Outro problema frequente faz referência às alterações nos sistemas das prefeituras. Infelizmente, na maioria das vezes, eles ocorrem sem aviso prévio, especialmente quando há mudança na gestão municipal. Nesse contexto, é importante se adaptar com o novo sistema.
Como cancelar Nota Fiscal de Serviço?
Imprevistos acontecem às vezes e, em algumas situações, é necessário fazer o cancelamento da Nota Fiscal de Serviço. No caso das notas eletrônicas, a solicitação de cancelamento deve ser feita até o dia 10 de cada mês. Esse processo leva cerca de 30 dias para que seja concluído.
Vale destacar que no procedimento de cancelamento de uma Nota Fiscal de Serviço Eletrônica será necessário apresentar os seguintes documentos:
- requerimento online do serviço;
- declaração da empresa tomadora dos serviços (a companhia que solicitou o serviço), em papel timbrado e com assinatura de representante legal reconhecida em cartório. É preciso também informar a causa do cancelamento da nota;
- caso a companhia tomadora dos serviços seja um órgão público, a declaração precisa ter a assinatura do titular da pasta e é necessário apresentar a cópia do RG do indivíduo.
Não se esqueça também de anexar as notas fiscais canceladas no medido e os documentos lançados em substituição ao comprovante que também foi cancelado. Caso contrário, será preciso também informar o motivo do cancelamento.
Em quais situações é possível cancelar a NFS-e?
Se o ISS não tiver ainda sido recolhido, o empresário terá o prazo de seis meses para fazer o cancelamento da Nota Fiscal de Serviços. Vale destacar que a data válida para iniciar a contagem do prazo é a data de emissão da nota fiscal.
Por outro lado, se o Imposto Sobre Serviços já tiver sido recolhido será necessário abrir um processo administrativo com a intenção de justificar o cancelamento. Por outro lado, as NFS-e incluídas em Parcelamento Tributário não poderão ser canceladas.
É necessário saber, ainda, que o fato gerador (o motivo pelo qual surge a obrigação de pagar o tributo) do ISS é a prestação do serviço. Dessa forma, se não houver a prestação do serviço, não há incidência do Imposto Sobre Serviços e, por isso, a nota fiscal pode ser cancelada sem problemas. Por outro lado, se o fato gerador ocorrer, será necessário seguir os processos descritos anteriormente.
Por fim, é importante ressaltar que se os prazos forem respeitados, é possível pedir o cancelamento de mais de uma nota no mesmo processo. No entanto, a análise é individual e cada nota deve ter uma justificativa à parte. Se a solicitação for aprovada, você receberá um aviso informando que o documento em questão foi cancelado de forma definitiva.
Validade de Nota Fiscal de Serviços
Não há um prazo fixo e que vale para todos os casos. Isso porque, a validade da Nota Fiscal de Serviços depende de cada caso. No entanto, na maioria das situações, a validade é de 3 dias.
Há ainda outras situações específicas, nas quais o prazo de validade da nota é maior do que o habitual. Uma das hipóteses é quando se tratar de semovente (são bens móveis que possuem movimento próprio, como animais selvagens e domesticados) para percursos. O prazo varia conforme a distância percorrida. A variação ocorre da seguinte forma:
- se a distância percorrida for de até 50 km, o prazo é de 5 dias;
- caso seja entre 50 e 100 km, o prazo é de 10 dias;
- se o animal andar entre 100 e 150 km, o prazo é de 15 dias;
- se for de 150 a 300 km, o prazo é de 20 dias;
- se a distância for superior a 300 km, a nota valerá por 40 dias.
Há outras hipóteses pelas quais o prazo de validade da Nota Fiscal de Serviços é superior a 3 dias. Entre as principais situações estão:
- remessa para vendas fora da localidade do emitente. Nessa situação, o prazo é de 30 dias;
- quando se tratar de nota fiscal na qual a natureza da operação seja de demonstração. Nesse caso, o prazo é de 60 dias.
Realmente há muitas burocracias e é necessário se atentar com os diversos prazos de validade. Nesse sentido é muito importante ter as notas sempre organizadas para que a sua empresa cumpra os prazos e obrigações e, assim, não tenha problemas com o fisco.
SPED e as NFS-e
SPED faz referência a uma sigla e ela significa Sistema Público de Escrituração Digital. Trata-se de uma obrigação acessória (deveres que não estão relacionados com o pagamento de um tributo) que as empresas têm com fisco.
O principal objetivo desse sistema é facilitar o recebimento informações contábeis por parte do fisco. Os dados chegam por meio da certificação digital com validade jurídica, que é equivalente às assinaturas dos documentos eletrônicos. Essa é uma iniciativa integrada e inclui as três esferas governamentais: âmbito federal, estadual e municipal.
Agora, muitas pessoas apresentam a seguinte dúvida: qual é a relação entre o SPED e a NFS-e? A Nota Fiscal de Serviços é uma parte do SPED. O documento eletrônico foi criado com o intuito de substituir o comprovante fiscal de papel.
O objetivo da NFS-e é monitorar a prestação de serviços ou a circulação de mercadorias para que mais tarde sejam tributadas. A validade desse documento é garantida pela assinatura digital, pois ela garante a autoria e integridade das informações.
Vale destacar ainda que o SPED foi criado com a intenção de tornar o ambiente de negócio mais leal e competitivo. Isso acontece porque há a diminuição de gastos e a fiscalização da Receita Federal é mais rápida, o que ajuda a dar mais segurança jurídica para as organizações.
CCe e Nota Fiscal de Serviço
CCe é a sigla para Carta de Correção Eletrônica. Essa carta permite que uma NF-e ou NFS-e já emitida e autorizada pela Secretaria da Fazenda passe por alguma correção, caso ela seja necessária. Veja abaixo alguns pontos que podem ou não serem corrigidos:
Correção autorizada
-
- Código Fiscal da Operação – desde que não altere a natureza dos impostos;
- Código de Situação Tributária;
- Data de emissão e data de saída;
- Razão Social do destinatário – desde que não mude totalmente;
- Endereço do destinatário – desde que não mude totalmente;
- Peso, volume e acondicionamento;
- Descrição da mercadoria – desde que não altere a alíquota do imposto;
- Dados do transportador;
- Dados adicionais, como correções de informações mais específicas: erro na fundamentação legal da operação, item da legislação que indique benefício fiscal à saída de produtos, etc.
Correção não autorizada
Valores, tanto da NFe quanto de imposto;
-
- Descrição da mercadoria que mude a alíquota do imposto;
- Qualquer informação que mude a operação ou cálculo do imposto;
- Mudança completa do nome do emitente ou destinatário;
- Valores Fiscais;
- Destaque de Impostos;
- Mudança completa do endereço do destinatário.
A CCe permite que as alterações necessárias sejam feitas e que você organize ainda melhor toda a gestão das notas da sua empresa. É importante que todas as informações presentes nos documentos fiscais estejam corretas, por isso, faça uso da CCe quando for necessário.
